14 نقطة اساسية لروتينك اليومي كل صباح

[بحــ العيون ــــــــر]

روتينك اليومي كل صباح من 14 نقطة اساسية

الساعات القليلة في بداية صباح عملك يمكنها ان تؤثر على انتاجيتك في العمل بصورة كبيرة وفعالة. لذا من المهم جدا ان يكون لديك روتين يومي في فترة الصباح حتى تحقق النجاح. وقد قام عدد من الخبراء في مجال في كيفية تخطيط يومك للعمل الناجح مثل “Lynn Taylor, David Shindler, Michael Kerr, Anita Attridge, Alexandra Levit وMichael “Dr. Woody” Woodward على وضع اهم 14 نقطة يجب ان تفعلها كل يوم في الصباح :

1- كن دائما في الموعد المحدد :

حافظ على مواعيد . كن دائما مبكرا واحرص على الذهاب لعملك باكرا فهذا من شأنه ترك انطباعا ايجابيا في نفوس الآخرين.

2- خذ نفسا عميقا قبل بدء عملك :

حاول ان تخرج من كل الفكار العالقة في ذهنك الخاصة بأمور اخرى ن واستعد على بدء روتين عملك اليومي من خلال نظرة عامة على ما لديك ثم ابدأ بترتيب مهامك اليومية تبعا لأولوياتها.

3- خمسة تركيز :

بعد النفس العميق خذ خمسة دقائق حتى يتسرخ جسدك وعقلك كليا قبل البدء بالعمل. ولا تسمح لنفسك بالدخول في دائرة العمل السريعة دون هوادة او راحة فهذا من شأنه التأثير سلبا على عملك وجهدك.

4- انه يوم جديد :

ابدأ يومك وكأنه يوم جديد ، اترك كل ما قد يتعلق بأحداث الامس ولا تفكر فيها.

5- لا تكن مزاجيا :

فأنت لن تدرك كيف تؤثر حالتك المزاجية على الآخرين. لذا حاول ان تكون ايجابيا في صباح كل يوم وان تمتص كل العوالق بحالتك المزاجية ولا تسمح لها ان تؤثر على فريق عملك وتثنيهم عن الطريق الصحيح في العمل.

6- رتب مهام يومك:

قبل البدء في اي شيء استغل اول ساعة لك في العمل بأن تصنع قائمة للمهام التي ينبغي ان تنفذها اليوم ، ورتبها تبعا لأولوياتها. واذا ما كان هناك اي شيء سيستكمل غدا اجعله في ذيل القائمة. لذا تدرك ما عليك البدء فيه ولا تضيع الكثير من الوقت في امور اخرى اقل اهمية. فكثير من الموظفين يقعون في خطأ جسيم وهو اول وصولهم لعملهم يهدرون الكثير من الوقت في امور ليست مهمة مثل تصفح البريد الخاص بهم او الشروع في عمل شيء ليس بالهام جدا . لذا عليك الانتباه الى هذه النقطة جيدا والا تهدر وقتك في ما لا يفيد.

7- كن حاضرا دوما :

كقائد عمل عليك ان تكون دائما حاضرا حتى ولو لم يكن ذلك ضروريا في المكتب. عليك ان تكون حاضرا ولو لمجرد حضور شخصك بين فريق عملك ، كن دائما متاحا امامهم حتى وا لم تقدم لهم سوى الابتسامة ، السؤال عن احوالهم ، السؤال اذا ما تستطيع مساعدتهم في شيء …. فهذا له فعل السحر على نفس الموظفين وترسيخ وجودك بينهم وكونك قائدا لهم.

8- احرص على لقاء زملاءك ولو لخمسة دقائق فقط يوميا :

يمكنك ان تجتمع بزملائك في العمل يوميا لمدة تتراوح بين 5 او 10 دقائق حتى وان لم تجلسوا … تتجاذبون خلالها معلومات سريعة حول المهام التي من المنتظر تنفيذها اليوم وما اذا كان لدى احدكم فكرة ما تفيد في اتقان عملها . وهذا له اثر فعال جدا في تنشيط فريق العمل والادراك السريع لأي نقاط ضعف قد توجد فيهم في تنفيذ مهامهم.

9- اجعل مكتبك اكثر تنظيما :

احرص كل صباح ان يكون مكتبك منظما ومرتبا ، نظيفا من اي شيء لا فائدة منه عليه حتى لا يشتت انتباهك او يؤخرك في تنفيذ مهمة ما قد تنساها او تغفل عنها وسط كل هذا الكم من تلاوراق والملفات المتراصة امامك. فيمكنك ان تستعين بالملاحظات الصغيرة التي تلصق امامك على لوحة صغيرة بمكتبك حتى تدرك ما عليك تنفيذه اليوم ، ويمكنك ايضا ان تطلب من زملائك ترك ملاحظاتهم لك في هذا المكان حتى لا تتضيع وسط الملفات والاوراق الاخرى. واذا ما كنت تستخدم البريد الالكتروني كوسيلة للتخاطب بينك وبين عملاء آخرين يمكنك تنظيف بريدك الوار يوميا كل مساء قبل مغادرتك حتى تبدأ صباح اليوم الجديد بكل حيوية.

10- لا تضيع وقتك في تصفح بريدك :

كثيرا منا عندما ياتون في الصباح الباكر يذهبون الى تصفح بريدهم الالكتروني اولا وهذا بدوره يستغرق منهم كثيرا من الوقت في الرد على بعض الرسائل وقرائتها ومشاهدة الفيديوهات التي قام بارسالها بعض الاصدقاء… وهكذا. لذا يمكنك ان تتصفح بريدك الوارد ولكن من خلال الرسائل الاكثر اهمية واترك البقية لوقت آخر حتى لا تؤثر على جدول مهامك الاخرى.

11- استمع الى رسائلك الصوتية:

اذا ما بدأت عملك لا تهمل هاتفك المحمول وحاول ان تتفقده من آن لآخر واستمع الى رسائلك الصوتية فيمكن ان تكون هناك معلومات او اشياء مهمة بالنسبة لك.

12- لا تؤجل اجراء المكالمات الهاتفية الهامة :

اذا ما كان لديك مكالمة تليفونية هامة او بريد الكتروني يجب ان ترسله بخصوص امر ما لذا عليك الا تتردد ابدا في اجرائهما في الصباح الباكر عند وصولك حتى تعرف نتيجة هذا الاجراء باكرا اثناء يومك. فإذا تأخرت في اجراء تلك المكالمة او ارسال ذلك البريد لمنتصف اليوم فهناك احتمالية كبيرة في عدم تلقيك رد وبهذا تكون هناك مهمة عالقة لم تنجز بعد لديك.

13- اطلق العنان لقوى عقلك :

الكثير منا يعتقد ان الصباح الباكر عند وصولنا لأعمالنا نكون في قمة النشاط اكثر من اي فترة اخرى ، لذا عليك ان تستثمر هذه الطاقة في اداء وتنفيذ المهام التي تتطلب جهدا وتركيزا اعلى حتى تنفذها بنجاح.

14- خذ راحة قصيرة :

لا تجلس طوال اليوم وسط المهام التي يجب ان تنفذها والاوراق والملفات والافكار تجوب في عقلك حول ما يجب عمله ، احرص ان يكون لديك فترة راحة ولو صغيرة في منتصف النهار حتى تجدد نشاطك وتعيد ترتيب افكارك من جديد وتنشط جسدك.