منتديات حوامل النسائية

منتديات حوامل النسائية (https://naqatube.com/index.php)
-   المـنـتـدى الـعـام (https://naqatube.com/forumdisplay.php?f=3)
-   -   كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟‎ (https://naqatube.com/showthread.php?t=30834)

اوراق الخريف 10-12-2010 10:53 AM

كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟‎
 
كيف تصمم نظاماً للتعامل مع الأوراق ؟


http://forum.hwaml.com/imgcache2/hwa...870005_333.jpg

كلنا نعاني من كثرة الأوراق من حولنا سواء في مكاتبنا أو في منازلنا وكم من مرة أخذت من الأوقات الطولية وانت تبحث عن فاتورة أو ورقة مهمة تحتاجها . اذا كنت من هؤلاء أو لم تكن ،، حاول أن تتبع الخطوات آلاتية :
1-حدد موقعا ثابتا :

إن وجود مواقع متعددة تخصك للتعامل مع الأوراق تربك عملية التنظيم وتأخذ من الوقت الكثير عند البحث عن ورقة معينة .

إذاً حدد موقعا ثابتا للعامل مع الأوراق وليكن : مكتباً أو دولاب ورق واحداً فقط .
2-ثم استكمال الأدوات الضرورية للعمل . مثل ( العظماء السبعة ) :
- أدراج الفرز - سلة المهملات - التقويم - بطاقة الأعمال - مفكرة الهاتف - ملفات الحفظ النشطة - الملفات المرجعية .
3-اتخذ القرار :
ولكي تتعلم كيف تتخذ قرارك في ورقة ما دون خوف حاول أن تجيب على الأسئلة الآتية بكل دقة :
هل يجب أن احتفظ بهذه الورقة ؟
هل تهمني هذه الورقة ؟
هل لها مصدر أخر ؟
هل هي حديثة ؟
في أي شيء سأحتاجها؟ - ماذا لو لم أجدها ؟
أين أحفظها ؟ - إلى متى أحفظها ؟
كيف أعثر عليها ؟

وغيرها من الأسئلة التي تستطيع بها اتخاذ القرار المناسب بحفظ الورقة أم بإتلافها.
ونود أن نلفت الانتباه أن نوع الورقة التي تتعامل معها له دور في اتخاذ القرار .

http://forum.hwaml.com/imgcache2/hwa...870004_189.jpg


إذ أن الأوراق المهمة مثل المستندات والوثائق والرخص وغيرها يجب التعامل معها بحذر وتروي بحيث أن إتلاف أو سوء حفظ مثل هذه الأوراق يؤثر تأثيرا مباشر بك . وقد يفقدك غاليا لا قدر الله .

4- تحديث الملفات :
أي النظر فيها من وقت لوقت للتخلص من الأوراق التي أصبحت غير ضرورية . علماً بأن إغفال هذه النقطة يؤدي إلى تضخم الملفات أو أحداث ملفات جديدة لا داعي لها .



كلمة أخيرة :
لاشك عزيزي القاريْ أنك لمست مما سبق أهمية الموضوع للجميع وأن تصميم نظام الإدارة أوراقك ليس بالأمر الصعب ولعل معظمنا يكون لدية هذا النظام ولكنه كان غافلا عن نقطة مهمة أو خطوة جريئة أو أداة مفيدة لكي ينجح في إدارة أوراقه .



اوراق الخريف


الساعة الآن 09:12 AM.

Powered by vBulletin® Version 3.8.8
Copyright ©2000 - 2025, vBulletin Solutions, Inc.
Search Engine Optimization by vBSEO 3.6.0 (Unregistered)

Privacy Policy - copyright

لا يتحمّل موقع منتديات حوامل النسائية أيّة مسؤوليّة عن المواد الّتي يتم عرضها أو نشرها في موقعنا، ويتحمل المستخدمون بالتالي كامل المسؤولية عن كتاباتهم وإدراجاتهم التي تخالف القوانين أو تنتهك حقوق الملكيّة أو حقوق الآخرين أو أي طرف آخر .